Nytt gemensamt skolsystem
Köping, Arboga och Kungsör

Tider for workshops hittar du längst ner på denna sida.

Information om projektet

Under våren 2020 beslutades det att skolorna i Köping, Arboga och Kungsör skulle samverka kring ett gemensamt elevadministrationssystem och en gemensam skolplattformslösning. Projektet påbörjades under maj månad och drivs av en arbetsgrupp bestående av IT-samordnarna i respektive kommuner; Anders Olsson i Köping, Anneli Waern i Arboga och Camila Estrada i Kungsör tillsammans med projektledare Maria Kekonen på Västra Mälardalens Kommunalförbunds IT-avdelning. Anledningen till projektets start är bland annat att kommunerna dagsläget ligger i system som är omoderna där utveckling upphör och de uppfyller inte heller kraven på framtida digitalisering.

Elevadministrativt system (EAS)
Systemet som främst skoladministratörerna jobbar i för registrering av bland annat elever och personal. Det kan bland annat vara populering av persondata från folkbokföring, uppgifter från Skatteverket, redovisning till myndigheter och e-tjänster och ansökan till förskola och skola.

Skolplattform
Skolplattformen är platsen där du som elev, förälder eller lärare går in och ser omdömen, betyg, utvecklingsplaner och mycket annat. Det är systemet för de skoladministrativa delarna samt pedagogisk dokumentation, till exempel närvaro och frånvaro, bedömning och dokumentation av anpassningar.

För att få fram det bästa tänkbara underlaget inför upphandlingen av nytt gemensamt skolsystem i KAK behöver arbetsgruppen ta hjälp av medarbetare, elever och vårdnadshavare inom de olika skolformerna. Vi kallar dessa "referenspersoner" som utses av ledningen tillsammans med IT-samordnarna. Referensgruppernas yttersta uppgift blir att kartlägga vilka framtida digitala funktioner som kan tänkas behövas i ett nytt elevadministrationsystem (EAS) och i en ny skolplattformslösning utifrån de behov vi har idag, dvs ”Hur kan systemet på bästa sätt hjälpa oss i vårt arbete och i vår vardag?”

Träffarna tillsammans med referengrupperna startar v.36 och pågår under augusti-november. Behovskartläggningen pågår under augusti-oktober och under november månad kommer grupperna sammankallas för en sista sittning där vi går igenom upphandlingsunderlaget inför utskick, dvs formuleringar, kravställningar etc. Tider för samtliga träffar hittar du längre ner på sidan.

Du som ingår i en referensgrupp behöver inte förbereda något speciellt inför träffarna men tänk gärna igenom vilka digitala funktioner som skulle underlätta i ditt arbete och i elevers och barns lärande. En separat inbjudan till digitala workshops via Teams kommer skickas ut via Teambokning. Workshopsen hålls av IT-samordnarna i kommunerna; Anders Olsson i Köping, Anneli Waern i Arboga och Camila Estrada i Kungsör tillsammans med Maria Kekonen på IT-avdelningen som är projektledare.

Några frågeställningar som är bra för dig som referensperson att fundera lite kring inför workshopen är:

• Vilka arbetsmoment utför du idag? Fråga dig själv: för vem gör jag vad, när gör jag det och hur gör jag det?
• Vad fungerar bra i nuvarande system och vilka funktioner skulle du vilja förbättra?
• Finns det moment i nuvarande system du idag utför manuellt men som du önskar kunde automatiseras?
• Saknar du funktioner i nuvarande system som skulle underlätta din vardag?
• Tips! Anteckna saker redan nu som du kommer på och som kan vara till hjälp i det kommande arbetet med en ny systemlösning.

Det är otroligt viktigt att grundjobbet inför upphandlingen blir utförligt gjort och att du som ingår i en referensgrupp kan delta under de workshops vi har tillsammans. Gör vi ett gediget och bra jobb i första skedet ger det oss en bra förutsättning att landa i den bästa möjliga systemlösningen för oss.

Målsättning

Under arbetets gång jobbar vi utifrån frågeställningen: ”Hur kan systemet på bästa sätt hjälpa oss i vårt arbete och i vår vardag?”. Målsättningen är att modernisera nuvarande elevregistreringssystem och elevplattformar och möta skolornas behov gällande dessa. Det innebär följande:

• ett nytt kommungemensamt elevadministrationssystem (EAS) ska finnas på plats till HT 2021
• en ny kommungemensam skolplattform ska finnas på plats till HT 2021
• elever, administratörer, lärare, rektorer samt övrig personal och vårdnadshavare ska uppleva förenklade och förbättrade funktioner i både elevadministrationssystem och skolplattform
• support för personal ska finnas tillgängligt via IT-avdelningen och Helpdesk
• elevadministrationssystemet ska vara webbaserat
• kommunerna ska jobba lika utifrån de processer vi har inom skolan
• elevadministrationssystemet ska möjliggöra förenklade integrationslösningar
• de nya plattformarna ska underlätta för ökad samverkan mellan kommunerna
• kommungemensamma utbildningsinsatser samt nätverksträffar ska anordnas av förvaltningsledare
• totalkostnaden för integrationer, licensiering, support och utbildning i elevadministrationssystem och skolplattform ska minskas
• en gemensam förvaltningsplan ska upprättas

Hör gärna av dig vid minsta fundering, vi i arbetsgruppen är glada att besvara alla frågor som kan tänkas uppkomma för att arbetet och projektet ska bli så tydligt som möjligt. 

Anders Olsson, IT-samordnare i Köping
E-post: anders.olsson@koping.se

Anneli Waern, IT-samordnare i Arboga
E-post: anneli.waern@arboga.se

Camila Estrada, IT-samordnare i Kungsör
E-post: camila.estrada@kungsor.se

Maria Kekonen, Projektledare Västra Mälardalens Kommunalförbund
E-post: maria.kekonen@vmkfb.se