Anmälan till referensgrupper

Tider for workshops och formulär för anmälan av referenspersoner hittar du längst ner på denna sida.

Information om projektet

Under våren 2020 beslutades det att skolorna i Köping, Arboga och Kungsör skulle samverka kring ett gemensamt elevadministrationssystem och en gemensam skolplattformslösning. Projektet påbörjades under maj månad och drivs av en arbetsgrupp bestående av IT-samordnarna i respektive kommuner; Anders Olsson i Köping, Anneli Waern i Arboga och Camila Estrada i Kungsör tillsammans med projektledare Maria Kekonen på Västra Mälardalens Kommunalförbunds IT-avdelning. Anledningen till projektets start är bland annat att kommunerna dagsläget ligger i system som är omoderna där utveckling upphör och de uppfyller inte heller kraven på framtida digitalisering.

Elevadministrativt system (EAS)
System för de administrativa delarna för huvudman tex populering av persondata från folkbokföring, uppgifter från Skatteverket, redovisning till myndigheter, e-tjänster (tex ansökan till förskola, skola) osv.

Skolplattform
System för de skoladministrativa delarna samt pedagogisk dokumentation tex närvaro/frånvaro, formativ och summativ bedömning, IUP, dokumentation av anpassningar osv.

För att få fram det bästa tänkbara underlaget inför upphandlingen av nytt gemensamt skolsystem i KAK behöver arbetsgruppen ta hjälp av medarbetare, elever och vårdnadshavare inom de olika skolformerna. Dessa personer kommer ingå i referensgrupper (arbetsgrupper). Referensgruppernas yttersta uppgift blir att kartlägga vilka framtida digitala funktioner som kan tänkas behövas i ett nytt elevadministrationsystem (EAS) och i en ny skolplattformslösning utifrån de behov vi har idag, dvs ”Hur kan systemet på bästa sätt hjälpa oss i vårt arbete och i vår vardag?”

Träffarna tillsammans med referengrupperna startar v.36 och pågår under augusti-november. Behovskartläggningen pågår under augusti-oktober och under november månad kommer grupperna sammankallas för en sista sittning där vi går igenom upphandlingsunderlaget inför utskick, dvs formuleringar, kravställningar etc. Tider för samtliga träffar hittar du längre ner på sidan.

Personerna som utses att ingå i dessa grupper behöver inte förbereda något speciellt inför träffarna men be dem gärna att tänka gärna igenom vilka digitala funktioner som skulle underlätta i deras arbete och elever och barns lärande. En separat inbjudan till digitala workshops via Teams kommer skickas ut via e-post under augusti månad till varje utsedd deltagare som ingår i grupperna för Adminstratörer, Lärare, Rektor/Verksamhetschef samt Användare övrigt. Vårdnadshavare och elever får ett frågeformulär med ett visst antal frågor att besvara under oktober månad.

Några frågeställningar som är bra för referenspersonerna att fundera lite kring inför workshopen är:

  • Vilka arbetsmoment utför du idag? Fråga dig själv: för vem gör jag vad, när gör jag det och hur gör jag det?
  • Vad fungerar bra i nuvarande system och vilka funktioner skulle du vilja förbättra?
  • Finns det moment i nuvarande system du idag utför manuellt men som du önskar kunde automatiseras?
  • Saknar du funktioner i nuvarande system som skulle underlätta din vardag?
  • Tips! Anteckna saker redan nu som du kommer på och som kan vara till hjälp i det kommande arbetet med en ny systemlösning.

Det är otroligt viktigt att grundjobbet inför upphandlingen blir utförligt gjort och att samtliga medlemmar i referensgrupperna kan delta under de workshops vi har tillsammans. Gör vi ett gediget och bra jobb i första skedet ger det oss en bra förutsättning att landa i den bästa möjliga systemlösningen för oss.

Under augusti/september månad kommer information om projektet att gå ut till hela verksamheten och medborgarna.

Ta gärna gärna hjälp av oss IT-samordnare i framtagandet av referenspersoner och hör av dig vid minsta fundering, vi i arbetsgruppen är glada att besvara alla frågor som kan tänkas uppkomma för att arbetet och projektet ska bli så tydligt som möjligt. 

Anders Olsson, IT-samordnare i Köping
E-post: anders.olsson@koping.se

Anneli Waern, IT-samordnare i Arboga
E-post: anneli.waern@arboga.se

Camila Estrada, IT-samordnare i Kungsör
E-post: camila.estrada@kungsor.se

Maria Kekonen, Projektledare Västra Mälardalens Kommunalförbund
E-post: maria.kekonen@vmkfb.se

Referensgrupper- beskrivning och tider för workshops

Klicka på plustecknet för att expandera respektive kategori där du hittar datum för träffar, önskvärt antal deltagare per grupp totalt sett för hela KAK samt. vilka egenskaper som önskas hos de deltagare som representerar varje referensgruppskategori. För vuxenutbildningens del slås administratörer, lärare och rektorer samman i en och samma grupp, se avsnittet för administratörer.

Sista dag för anmälan
Administratörer, Lärare, Rektor/Verksamhetschef, Användare övrigt: Fredag 28:e augusti
Elever och vårdnadshavare: Fredag 18:e september

Administratörer
Lärare
Rektor/Verksamhetschef
Användare övrigt
Elever
Vårdnadshavare

Anmälan av deltagare till referensgrupp

Sista dag för anmälan
Administratörer, Lärare, Rektor/Verksamhetschef, Användare övrigt
Fredag 28:e augusti

Elever och vårdnadshavare
Fredag 18:e september

© 2018 Västra Mälardalens Kommunalförbund