Enkäter ut till vårdnadshavare och elever

I slutet av förra veckan skickades webbenkäter ut till vårdnadshavare och elever via skolorna i Köping, Arboga och Kungsör. Syftet med enkäterna är att få en bild av vilka funktioner som önskas i vår nya digitala mötesplats inom skolan.

Hur upplevs nuvarande skolsystem? Vilka funktioner är bra och vilka fungerar dåligt? Hur viktigt är det egentligen med en app? Skulle det underlätta för dig som vårdnadshavare att snabbt, flexibelt och enkelt kunna schemalägga förskole- och fritidshemstider? Eller önskar du kanske att skolan kunde erbjuda digitala utvecklingssamtal på distans via videosamtal? Det är några av de frågor vi funderar kring i enkäten som har gått ut. Redan idag, dag 3, har vi fått in över 200 utförliga svar från vårdnadshavare och elever i våra tre kommuner. Vårt allra största tack för tiden ni tar er! Ni hjälper oss att lägga grunden till det förfrågningsunderlag som skickas ut i början av 2021.

Enkätsvaren resulterar i krav

När kommuner och landsting köper in nya produkter måste en så kallad "offentlig upphandling" göras. I korta drag innebär det att vi förbereder ett så kallat "förfrågningsunderlag" där vi beskriver vad det är vi vill köpa och förutsättningarna för detta. Beskrivningen av vad vi vill köpa skrivs ner i olika krav som i sin tur delas upp i två olika kategorier:

Ska-krav
Ska-kraven är jätteviktiga funktioner som leverantörens system måste kunna uppfylla. Uppfyller inte leverantören dessa krav kan de inte vinna upphandlingen.

Bör-krav
Bör-kraven är funktioner vi önskar i ett nytt system men som inte riktigt är lika viktiga som ska-kraven. Leverantören behöver inte uppfylla bör-kraven, de är ändå med i matchen.

När alla krav är formulerade och förfrågningsunderlaget är färdigt skickas det ut till en databas som är allmänt tillgänglig. Företag som är intresserade av att svara på förfrågningsunderlaget kan läsa igenom vad vi eftersöker och återkomma till oss med anbud om de har en produkt som möter de krav vi ställer.

Sammanställning av krav

Enkäten går att besvara fram till den 22a november och efter sista svarsdag kommer enkäterna att sammanställas. Sammanställningen resulterar i olika krav som skrivs in i förfrågningsunderlaget. Några exempel på krav kan vara att det ska finnas en app för vårdnadshavare, att förskolor ska kunna dokumentera verksamheten i en blogg som de kan dela med vårdnadshavare eller att elever enkelt ska kunna kontakta skolan i systemet.

Vi kommer självklart visa upp resultatet från enkäterna så snart allt är sammanställt.
"None of us is as smart as all of us" :) .. så än en gång, stort tack till alla er som hjälper oss!

//Maria Kekonen, Projektledare
Västra Mälardalens Kommunalförbund