Kartläggningsarbetet lider mot sitt slut

Under sex veckors tid har vi i arbetsgruppen dagligen träffat medarbetare inom skolan i Köping, Arboga och Kungsör som har hjälpt oss att få en inblick deras vardagliga arbetssysslor. Syftet har varit att fånga upp vilka funktioner vi kan tänkas behöva i ett nytt skolsystem utifrån olika målgruppers behov. I slutet av oktober kommer även vårdnadshavare och elever kunna förmedla sina idéer genom en webbenkät.

Redan innan sommaren, när förarbetet tog fart, var vi i arbetsgruppen eniga om att vi inte kunde stå ensamma i jobbet med att forma önskemålen inför upphandlingen av vår nya systemlösning. Vi skickade därför ut en efterlysning till utbildningsförvaltningarna i Köping-, Arboga- och Kungsörs kommuner där vi sökte medarbetare i olika roller som kunde hjälpa oss.

Totalt sett fick vi in omkring 150 namn som delades in olika grupperingar, så kallade "referensgrupper", utifrån den roll de har i skolan. Några av rollerna som finns representerade bland dessa är bland annat lärare, förskolepedagoger, rektorer, administratörer, fritidshemspedagoger, studie- och yrkesvägledare, kuratorer och kvalitetsutvecklare. Deras hjälp har varit ovärdelig!

Kartläggningen startade i mitten av september och har pågått fram till idag. Vi lyckades tima projektet med en av vår tids största kriser så med dagens rådande Coronaläge har vi kört workshopsen digitalt via Teams. Det har fungerat över förväntan bra. Antal deltagare per grupp har varierat men vi har strävat efter att ha representanter från varje kommun representerade under sittningarna. Antalet deltagare per workshop har varierat men som mest har vi varit ett tjugotal personer varav samtliga har diskuterat febrilt mellan varven. Fantastiskt!

Under samtliga workshops har vi talat utifrån ett underlag bestående av olika kategorier som innefattar delar som behandlas inom skolan samt funktioner som kan bakas in i systemlösningar på ett eller ett annat sätt;

1. Pedagogisk planering
2. (Pedagogiskt genomförande)
3. (Formativ bedömning)
4. Summativ bedömning
5. Pedagogisk dokumentation och reflektion
6. Stödinsatser
7. Kommunikation med elever och vårdnadshavare
8. Kommunikation med personal
9. Närvaro- och frånvarohantering, samt ledighetsansökan
10. Omsorgsschema
11. Incheckning- och utcheckning på förskola och fritidshem
12. Utvecklingssamtal och medarbetarsamtal
13. Resursbokning
14. Måltidsplanering
15. Administration
16. Språk
17. Gränssnitt och menyer
18. App
21. Inloggning och behörigheter
22. Personuppgifter
23. Elev- och barnregister
24. Personalregister
25. Individuella studieplaner
26. Betyg och ämnesprov
27. Skolpliktsbevakning
28. Ansökan och antagning
29. Kö- och placeringsfunktion
30. Rapporter, statistik och prognoser
31. Fakturaunderlag
32. Manualer
33. Arkivering och gallring
34. GDPR

Punkt 2 "Pedagogiskt genomförande" och punkt 3 "Formativ bedömning" hör till det vi kallar "Lärplattform". Lärplattformsfunktionerna, det vill säga den dagliga uppgiftshanteringen i klassrummet, behandlar vi inte i det här projektet. Vi kommer däremot att behöva se över även dessa funktioner inom en framtid.

För att underlätta kartläggningen har vi utgått från ett antal frågor, detta för att snabbt kunna överblicka ett nuläge men också för att i samma veva fånga upp ett önskat läge;

• Vilka arbetsmoment utför du idag?
  Fråga dig själv: för vem gör jag vad, när gör jag det och hur gör jag det?
• Vad fungerar bra i nuvarande system och vilka funktioner skulle du vilja förbättra?
• Finns det moment i nuvarande system du idag utför manuellt men som du önskar kunde automatiseras?
• Saknar du funktioner i nuvarande system som skulle underlätta din vardag?
  

Jag är så otroligt tacksam över det engagemang som har visats, alla inspirerande idéer som har framförts och den tid som samtliga har lagt ner i det här arbetet som har gjorts. Nu kvarstår några få sittningar med referensgrupperna och sedan väntar en tid där vi arbetsgruppen sätter oss ner och sammanställer allt som har sagts under diskussionerna. Utifrån vad respektive målgrupp har uttryckt att de önskar i ett nytt system formulerar vi olika funktionskrav som kommer ligga till grund för upphandlingsunderlaget. Detsamma kommer självklart göras utifrån de svar vi får in från elever och vårdnadshavare. Vi inväntar deras åsikter med spänning. Enkäten till vårdnadshavare och elever skickas ut inom några veckor och kommer förmedlas via skolorna i kommunerna.

Har du minsta fundering eller sitter på idéer som kan hjälpa oss är du varmt välkommen att höra av dig till skolprojektet@vmkfb.se.

Vårt varmaste tack till alla er som har hjälpt oss.
Ni är guld värda!

Maria Kekonen, Projektledare