Skolprojektet

- gemensamma skolsystem till Köping, Arboga och Kungsör


Våren 2020 beslutades det att skolorna i Köping, Arboga och Kungsör skulle samverka kring ett gemensamt elevadministrationssystem och en gemensam skolplattformslösning. Projektet drogs igång i början av maj månad 2020 och kommer att pågå till och med hösten 2021 när införandet av de nya systemen är beräknade att påbörjas.


Bakgrund till projektet

Vintern 2019 påbörjades en IT-kartläggning av befintliga system inom samtliga förvaltningar i Köpings-, Arbogas- och Kungsörs- kommuner. Kartläggningen bedrevs av Atea i syfte att få en översikt kring vilka IT-system som införskaffats samt vilka system kommunerna kan samverka kring. Efter redovisat resultat togs beslut om att utbildningsförvaltningarna i Köping, Arboga och Kungsör skulle samverka kring ett nytt elevaministrationssystem (EAS) och en gemensam skolplattformslösning. Beslutet grundades i att kommunerna idag använder gamla system som inte uppfyller framtida digitaliseringskrav. Det fanns även en hög önskan från personal som jobbar i systemen att samverka kommunerna emellan.

Elevadministrativt system (EAS)
Systemet som främst skoladministratörerna jobbar i för registrering av bland annat elever och personal. Det kan bland annat vara populering av persondata från folkbokföring, uppgifter från Skatteverket, redovisning till myndigheter och e-tjänster och ansökan till förskola och skola.

Skolplattform
Skolplattformen är platsen där du som elev, förälder eller lärare går in och ser omdömen, betyg, utvecklingsplaner och mycket annat. Det är systemet för de skoladministrativa delarna samt pedagogisk dokumentation, till exempel närvaro och frånvaro, bedömning och dokumentation av anpassningar.

Andra delar som vanligtvis ingår i det vi kallar "lärplattformssystem", exempelvis den dagliga kommunikationen kring uppgiftshanteringen mellan elev och lärare, ingår i dagsläget inte i projektet men en dialog kring dessa funktioner förs. Vi kommer att behöva se över nuvarande systemlösningar även när det gäller dessa delar.

Uppstart av projektet

Under våren 2020 fick Västra Mälardalens Kommunalförbund en förfrågan från skolcheferna i KAK om att bedriva samverkansprojektet kring samupphandingen av skolsystem vilket antogs. En projektorganisation bildades och består av:

Styrgrupp
Thomas Karlsson, Utbildningschef Köpings kommun
Ulrika Hansson, Utbildningschef Arboga kommun
Fredrik Bergh, Utbildningschef Kungsörs kommun
David Schanzer-Larsen, Förvaltningschef Social- och arbetsmarknadsförvaltningen i Köping
Ivan Jaska, IT-chef Västra Mälardalens Kommunalförbund

Arbetsgrupp
Anders Olsson, IT-samordnare Utbildningsförvaltningen Köpings kommun
Anneli Waern, IT-samordnare/Kvalitetsutvecklare Utbildningsförvaltningen Arboga kommun
Camila Estrada, IT-samordnare/Lärare Kungsörs kommun
Maria Kekonen, Projektledare Västra Mälardalens Kommunalförbund

Arbetsgruppen kommer under projektet att arbeta tätt tillsammans med utsedda personer inom skolan som hjälper till att lägga grunderna till upphandlingsunderlaget, det vill säga kartlägger vilka krav som ska ställas på det system som efterfrågas utifrån de behov vi har. Utöver personal som jobbar i skolan kommer även vårdnadshavare och elever inkluderas i arbetet. Personerna som ingår i dessa grupper, så kallade "Referensgrupper", utses av ledningen i skolan tillsammans med IT-samordnarna i respektive kommun.

Målsättning

Under arbetets gång jobbar vi utifrån frågeställningen: ”Hur kan systemet på bästa sätt hjälpa oss i vårt arbete och i vår vardag?”. Målsättningen är att modernisera nuvarande elevregistreringssystem och elevplattformar och möta skolornas behov gällande dessa. Det innebär följande:

  • ett nytt kommungemensamt elevadministrationssystem (EAS) ska finnas på plats till HT 2021
  • en ny kommungemensam skolplattform ska finnas på plats till HT 2021
  • elever, administratörer, lärare, rektorer samt övrig personal och vårdnadshavare ska uppleva förenklade och förbättrade funktioner i både elevadministrationssystem och skolplattform
  • support för personal ska finnas tillgängligt via IT-avdelningen och Helpdesk
  • elevadministrationssystemet ska vara webbaserat
  • kommunerna ska jobba lika utifrån de processer vi har inom skolan
  • elevadministrationssystemet ska möjliggöra förenklade integrationslösningar
  • de nya plattformarna ska underlätta för ökad samverkan mellan kommunerna
  • kommungemensamma utbildningsinsatser samt nätverksträffar ska anordnas av förvaltningsledare
  • totalkostnaden för integrationer, licensiering, support och utbildning i elevadministrationssystem och skolplattform ska minskas
  • en gemensam förvaltningsplan ska upprättas

Frågor och svar

Jag vill presentera projektet för min verksamhet. Finns det presentationsmaterial jag kan ta hjälp av?
Hur kommer jag i kontakt med personerna som driver projektet?

Kontakt för den här sidan: Webmaster
Senast uppdaterad: 25 augusti 2020


© 2018 Västra Mälardalens Kommunalförbund